ЕДИННИ СИСТЕМИ

Informatica Telematica Management

Контакти	За ITM-Русе	For ITM-Rousse	Für ITM-Ruse


	Статистика
	Споразумение
	Обратна връзка

Единни системи на ITM-Русе

Бурното развитие на информационните технологии през последните 10 години, създаде редица възможности за оформяне на браншовата физиономия на множество фирми и специалисти у нас. Болшинството “доставчици” на хардуер сравнително бързо запълниха всички пазарни ниши с разнообразна изчислителна и комуникационна техника, достигайки в техническите си решения високи стандарти.Софтуерната “индустрия” обаче, се развива с темповете на развитието на новите стопански отношения, с трудностите на законодателния и административен преход, в условията на липса на достатъчно ясни критерии и стандарти за качество и ефективност на софтуерните продукти. Нивото на образованието на младите специалисти тъпче на едно място, въпреки все по-ясните заявки от страна на бранша за висококвалифицирани специалисти.Не на последно място е и недостатъчната управленска култура и квалификация на ръководителите от всички нива в държавната, териториалната и стопански администрации.В тези условия пазарът на софтуерни продукти и услуги предлага много на брой почти еднообразни решения, някои с ниво на структура, организация и технология от началото на 90^-те години .”Развитието” често се заключава в механично добавяне на нови функции, разработване на “свързани” модули в т.ч. и между разработки на различни фирми, промяна в операционна система или промяна в наименованието и описанието на продуктите. Масова практика стана механичен сбор от продукти да се наричат системи.Може би действително е време за едно изчистване на термините и класификационните изисквания към софтуера, защото съвсем неестествено може да се намерят един до друг в някой софтуерен каталог или реклама продукти от $ 9 до $ 49 и такива, струващи $ 40 000.

Без да си приписваме “законодателната инициатива” или водеща роля в създаването на съответна терминология (за каквато имат претенции други фирми) искаме да опишем основните моменти на вече успешно реализирана фирмена философия и технология в областта на т. нар. интегрирани решения в създаването на фамилия единни системи.

Още от регистрирането си през 1990 година фирмата насочи основната си дейност не към отделни счетоводни продукти, както беше модерно по онова време, а към изграждане на цялостни автоматизирани решения.База за това беше дългогодишния опит на сътрудниците на фирмата по изграждане на системи в производствени и административни структури, обслужващи звена и др.Искахме да създадем качествено нови продукти за стартиращата пазарна икономика, независимо и въпреки трудностите, свързани с динамиката на нормативната база, нуждата от преструктуриране на управленските процеси в предприятията, държавната и местни администрации, недостатъчната компютърна техника, недостатъчната популярност на локалните мрежи и др.Сега фирма ИТМ има утвърдена философия за интегрираните си решения, работещи “изпитани” технологии и натрупан опит при изграждане на цялостни автоматизирани системи за управление и информация.В момента фирмата разпространява няколко свои единни автоматизирани системи (ЕАС) и има възможност бързо и ефективно да разработи и други подобни системи.

	"е-БОЛНИЦА - XXI" Автоматизиране на управленските и стопански дейности в болничните заведения.
	"е-ОБЩИНА - XXI" Управление на община и центрове за “Административно обслужване и информация”
	"е-ТЕМИДА - XXI" Цялостно управление на дейността в съдилищата;
	"е-ФИРМА - XXI" Фамилия системи за управление на производствени и търговски фирми и дружества;

1. Основните елементи от философията на изграждане на тези системи са следните :

1.1.Те обхващат в едно цяло всички дейности свързани с реалното функциониране на един обект, не като механичен сбор от компютърни програмни модули, а като средство за организиране на системата за управление; обхваща основните функции, дейности, процедури и операции в системите на управление.Освен това архитектурата и функционалната структура са изградени на системно ниво.Тези неща определят нашите разработки като системи и то системи от управленско-информационен тип, а не от информационно-контролен тип.Системите представляват компютърен модел на организационната и функционална структура на обекта в естествената му йерархия и подчиненост с необходимите функционални информационни връзки, функционални задължения и длъжностни характеристики, определените функционални и контролни функции, подготовка за вземане на оптимални решения.Системата организира и отразява технологията на управление на обекта.Определението на системите като единни не е заради дистанциране от недотам чистото понятие “интегрирани системи”, а защото тяхната архитектура, функционална структура и функциониране са реализирани в единство.

1.2. Системите са единни; осъществяването на горните функции на системата става на базата на принципа на единственост и единство. Той е изразен при :

	Описание на обекта и неговите елементи ;
	Изграждане и поддържане на ядро, обслужващо цялата система ;
	Изграждане и поддържане на единна база от данни със съвременна система за управление на база от данни от релационно йерархичен тип ;
	Единен потребителски интерфейс, независимо от програмните средства и програмни специалисти, реализирали изпълнимите модули;
	Единство в управленския процес, изчистен от дублиращи функции, информационни, документални и др., смущения в системата за управление ;
	Единство в средствата за администриране на системата и базата от данни, за защита от неправомерен достъп и унищожаване ;
	За адаптиране и настройване към различни изисквания и нужди.

1.3. Функциониране в реално време; системите функционират и осигуряват реалния ход на управленския процес ;

	Регистрирането на “първичната” информация се извършва на място и непосредствено при възникването й ;
	“Вторичната” обработка на първичната информация се извършва веднага по цялата верига на обещаване и анализ; влиянието на първичната информация е отразена веднага и е на разположение на всички нива на управление ;

1.4. Системите са проектирани и програмирани на обектен принцип при запазване на всички негови характеристики и предимства ;

	Всички елементи и характеристики на обекта се описват съобразно йерархията или функционалната принадлежност към съответна група (обекти) ;
	Програмната реализация е чрез обектно ориентиране програмни средства ;
	Всички обекти и елементи в системата автоматично се кодират в зависимост от обектовата си принадлежност; естествено възможно е кодиране по потребителски кодове и шифри и търсене по тях ;

1.5. Системите са изцяло документални ;

	Всички първични (в т.ч. и счетоводни документи) се създават в системата; ръчно не се създава нито един документ ! Това създава удобство, отговорност за коректност на документите, ефективен контрол по всички точки от документооборота ;
	Всички първични документи са по съдържание, разположение на реквизитите, начин на създаване и изисквания според Албума на документите на Министерството на финансите, Закона за счетоводството и Националните счетоводни стандарти, банкови стандарти и др.Първичната конструктивна и технологична документация е на база на БДС, отраслови и други изисквания ;
	Всички “външни” документи са въвеждат изцяло , а не само като счетоводни записвания и се отразяват автоматично на съответните места ;
	Документите се поддържат непрекъснато в активно състояние (в реалната БД) (независимо от възможностите за архивиране) ; даващи възможност за справки и анализи за произволни периоди от време ;
	Организацията на документооборота и неговия контрол се извършва според изискванията на клиента; логическата и “технологична” обработка е заложена според законовите и нормативни разпоредби ;
	От създадените и въведени “външни” първични документи автоматично се създават и всички изходни резултати и документи, връзки с други документи и т.н. ;
	Системите са динамично разпределяеми :
	Системите са независими от броя на крайните потребители, броя на работните места ;
	Независими по отношение на съдържанието на функциите и дейностите и организацията им на всяко работно място, по всяко време администраторът на системата може да редактира личните менюта по структура, съдържание и наредба, да преразпредели дейности между потребители; да контролира дублиране на функции и дейности.

1.7.Лесна усвояемост на системите от крайните потребители:

	На всяко работно място дейностите извършвани със системата могат да бъдат усвоени в тридневен срок ;
	Човешкият и интелигентен интерфейс, реалните образци на документите, стриктното спазване на законовите разпоредби и изисквания, дават възможност на крайните потребители изключително бързо да усвоят системата без да е необходима подробна (постъпкова) документация и упътване, дори съществуващата помощна информация рядко се налага да бъде използувана.
	При непосредствена работа със системата не се налага използуването на никакви “помощни” средства, като разпечатки на номенклатури, търсене и запомняне на кодове и шифри, разпечатки за сравняване (“засичане”) на резултати и др. подобни ;
	Крайните потребители имат “изход” от всяка ситуация; дори съобщенията за грешки от операционната система или базата от данни са предоставени в явен вид (на български) език или са преведени кодовите таблици за грешки ;
	Горните качества, съчетани с една добра визуална естетика и интерактивен модел на всяко работно място правят системите привлекателни за крайните потребители ;
	Системите в никакъв случай не изискват повече усилилия от ръчната работа или евентуално използуваните други програмни продукти (синдрома-“първият продукт”-“най-добър” продукт)

1.8. “Единство” и “разграничаване” на управленската и финансово счетоводна информация ;

Възстановява се достойното и традиционно място, роля и функции на финансово-счетоводните отдели; в голямата си част програмните продукти и системи, които масово се използуват, превърнаха ФС-отделите в операторски бюра за въвеждане на ръчно написани вътрешни документи за сметка на контролните и анализатор ски функции.Естествено има и не малко случаи, когато ФС-отделите си създават криворазбрана “тежест” като единствени, които обработват управленската информация.За този уклон допринесоха и редица публикации по организация на ФС-отчетност в които доста категорично се твърди, че ФС-информацията е информационната система на фирмата ;

Повечето от първични счетоводни документи се създават извън ФС-отделите (складове, аптеки, каси, фактурни бюра, производствени отчетни звена, магазини и др.отдалечени звена) и основната дейност във ФС-отделите възвръща класическите си функции ;

Контрол на документите и документооборота ;

(Контриране) и контрол на (автоматичните) счетоводни операции – оперативни, приключващи, разпределяеми и др.

Контрол на създадените документи (дори без голямата част от аналитичните признаци на аналитичните сметки, което се извършва също автоматично) ;

Контрол на коректното контриране и връзки между балансовите сметки и резултати ;

Контрол на материалноотговорните, подотчетни лица и др.

Финансови анализи на резултатите и състоянието на обекта.

Такава философия на системите дава възможност ФС-отчетност да се извършва в реално време и с възможностите за финансов анализ непосредствено да се подпомагат процесите на вземане на решения, а не само като задължителна отчетност за минал период, за своевременно изготвяне на периодични отчети (към ДДС, НОИ, висшестоящи органи, а напоследък и към Министерството на здравеопазването и Здравно осигурителната каса !)

1.9. Системите представляват единна програмно-техническа и информационна среда

Във всяка система могат да се инсталират продукти, доставени от други разработчици, като нормативно-правни системи, специализирани медицински модули за архивиране на графична информация, медицинска диагностика, анатомични атласи и да бъдат активирани в текущото меню ;

1.10. Системите са независими от мрежовата операционна система и вида SERVER. Успешно функционират в Novell NetWare, Windows NT, Windows’2000 и др.;

1.11. Системите са изградени на принципа на достатъчния ресурс ;

Все още компютърната техника е крайно недостатъчна за реалното функциониране на системите, най-добре е на всяко работно място или група работни места, където се регистрира голям обем данни или се използуват резултати да има компютърна система (в складове, цехове, каси, фактурни бюра, ръководители, ФС-отдели, аптеки, регистратури или приемни звена в болниците, болнични и други отделения, звена за лечебни процедури, консултативно-диагностични кабинети, деловодства, обслужващи и функционални звена и много други.)

Ето защо проектирането и програмирането на системи е съобразено с минимални нужди от “мощност” и капацитет на компютърните системи с оглед да се използуват съществуващи или употребявани, или с минимална конфигурация и характеристики.Така например за успешното функциониране в периферните звена-складове, каси, аптеки, и др. са достатъчни компютърни системи без FDD и HDD!. За други работни места също не се изисква HDD (освен ако няма нужда от “външни” приложения).От тази гледна точка крайно неоправдано изглеждат разходите за компютърни системи в редица държавни и местни структури, които доставиха не съответстващи за нуждите системи или те остаряха, докато се разработи необходимия софтуер (прекрасен пример е Националната Здравно осигурителна Каса).

2. Елементи на архитектурата на системите

2.1. Системите са CLIENT-SERVER архитектура; често се злоупотребява с това понятие и продукти нямащи нищо общо със съдържанието на този термин си го присвояват ;

2.2 Системите са “декомпозирани” по специфичен за фирмените ни разработки начин :

Ядро на системата, което е еднакво за всички системи и съдържа :

Организационната и функционална структура на обекта ;

Генератор на менюта ;

Поддържане на каталог на изпълними модули ;

Система за достъп и защита ;

Система за администриране, архивиране и възстановяване ;

База от данни с генератори на номенклатури, администриране на базата данни ;

Обвивка-първи слой съдържащ едни и същи изпълними модули, извършващи дейности по строго регламентирани от законови, нормативни и други изисквания, като например ФС-отчети, баланси ведомости, книги, документи и др.

Обвивка-втори слой-съдържащ модифицирани изпълними модули в зависимост от отраслова и друга структура на обекта или съвършено нови за дадения обект модули.

Тази декомпозиция обуславя изключително голяма адаптивност и гъвкавост на системите за настройване за различни потребители, дори за създаване на нови системи.В крайна сметка всеки потребител на системата получава “индивидуална” за неговите нужди и условия система.

2.2 Елементи от технологичните решения в системите.

3.1. Системите са “независими” от промени в структурата и съдържанието на основни отчетни документи, като баланси, отчети (за приходите и разходите, паричен поток, собствен капитал), статистики (за произведената, продадената продукция, движение на стоково-материалните ценности) и др.

3.2. “Извън” изпълнимите модули се настройват и всички параметри (проценти за данъци и осигуровки), таблици (удръжки за данъци и др.) и при нормативна промяна се актуализират на място от администратора на системата .

3.3. “Извън” изпълнимите модули се зареждат схемите за автоматично осчетоводяване, за разпределение на разходите, за приключвателни операции, за отнасяне на разходите на спомагателни и управленски звена, разходи за бъдещи периоди и др.

3.4. Настройване на изпълними модули за работа в различни режими, достъп до тях от едноименна информация от базата данни ;

3.5. Настройване на изпълними модули от крайните потребители на генератори на отчети, генератори на списъци и статистики по отношение на :

	Времеви обхват: всички справки, отчети и анализи могат да се получат за избран от потребителя интервал от време ;
	Предметен обхват-звено, вид ресурс, доставчик, клиент, плащане и др.
	Качествен обхват-за обекти със зададено множество характеристики (за списъци и статистики, вид на изходния резултат) ;
	наредба на резултатите според параметър (тип сортировка) , “Йерархична последователност” (например по доставчик/материал или обратно, разход на лекарства-по произволна последователност-звено, лекарство, пациент и др.)

3.6. Документите се обработват в естествената им последователност на реквизитите с непосредствен контрол на всяко поле “на място”; недопускане продължаване на работата по документа ако реквизитът е задължителен, или е непопълнен или стойността е некоректна ;

3.7. В системата се въвеждат само “коректни” документи (минали през всички контроли); (не е допустимо запазване на части от документи);

3.8. Контролът за достъп до системата се осъществява :

	На мрежово ниво ;
	Със собствена парола (и до “собствен” компютър) ;
	Чрез собствено меню ;
	Чрез разрешен достъп до изпълним модул (например касовите дейности);
	Чрез разрешен достъп до обект (например пациентите) само от отделението , в което е назначен лекар или мед.сестра, каса на определен касиер;
	Чрез достъп до информация на база на управленска йерархия (достъп до всички подчинени - пряко и косвено) звена ;
	Чрез разрешен достъп за определено календарно време .

3.9. Възможности за експорт и импорт на данни ;

Експорт на данни към офис приложения, към данъчна администрация, НОИ, РЗОК и др.

Импортът на данни е осигурен във връзка не толкова с други продукти.При внедряване на ЕАС в обект където не се налага преструктуриране на номенклатури и данни може да се извърши изпортването им към структурата на БД от системата с риск да се “пренесат” недостатъците и грешките в тези данни.

3.10. INTERNET-INTRANET-базирани приложения ;

За нуждите на отдалечена комуникация със звена, магазини, складове и др.

3.11. Връзки с “периферни устройства” – касови апарати, медицинска апаратура и др.

Развитие на единните системи

	Всички системи са в непрекъснато развитие; освен текущата поддържа с актуалната законова и нормативна информация се извършва :
	Допълване с нови дейности, възникващи в процеса на внедряването за някой обект, които биха били необходими и за други обекти ;
	Технологично усъвършенстване на потребителския интерфейс, повишаване най-вече на интелигентността, контрола, автоматичните операции ;
	Развитие на системата от дейности за автоматичен контрол при критични ситуации (достигане на критични стойности, срокове и др.) ;
	Промени в програмните средства за реализиране на някои функции и дейности ;
	Възможна е цялостна “преработка” на системата за желана от клиента платформа; система за управление на базата данни, специални изисквания за сървъри и др.

“UPGRADE” към ЕАС

Много от фирмите и дружествата натрупаха достатъчен опит с внедряването на различни отделни програмни продукти, някои от които в рамките на предмета (обхвата), които обслужват са на необходимото ниво като автоматизиране на обработката на информация.Но наличието на 3-5 такива продукта, които автоматизират повечето дейности съвсем не означава, че “процесът на компютъризация е вече приключил”.Напротив на база на опита с най-вече “пакетното” обработване на информация е необходимо да се премине към ново ниво-изграждане на система за управление и информация.При осъзнаване на необходимостта от това, естествен е въпроса за пътищата за преминаване от едно към друго ниво на компютъризация.Много често се задават въпроси-как да запазим някои от програмните продукти ? и какво че правим с другите продукти извън употреба.

Фирмата ни има значителен опит в подобен “Upgrade” на програмни продукти и технологията ни за това е :

	Пълна замяна на всички функционални продукти без изключение, независимо, че част от обслужващия персонал е свикнал вече с тях; естествено продукти с информационно-правен характер, специализирани продукти за решаване на частни задачи и технологии трябва да намерят своето място в единната система ;
	Паралелно-последователна етапност на замяна и внедряване по естествения път на възникване, обработване и обобщаване на информацията ;
	Минимален срок за внедряване на системата, без продължителни “контролни” етапи на персонална работа ;

При внедряване на наша система, заменяща няколко програмни продукта, фирмата ни осигурява :

	Преференциална цена на системата ;
	Евентуално, безплатен импорт на номенклатури и данни от съществуващите информационни бази .

Най-често възникващи проблеми при изграждането на системите

1. Системата функционира в реално време, което изисква строга дисциплина по отношение на документите и документооборота, синхронизация и точна последователност на извършването на дейностите по регистриране на събитията и обработване на документите.Нарушаването на предписанията по горните въпроси може да доведе до информационна дисхармония и компрометиране на резултатите ;

2. Системата е разработена на основание на последните законови и нормативни изисквания, на богат опит по автоматизиране на информационни и управленски дейности, на най-нови компютърни, комуникационни и управленски технологии и браншови решения.Често упоритите опити, обикновено на дългогодишни служители и специалисти, да запазят традиционните, но вече съществено остарели методи на организация, обработване на информация и др. създават “смущения” в системата; същото се отнася до специалисти по компютърна техника и технологии, които искат “на всяка цена” да запазят това, което са направили, без да мислят за разумна приемственост.

3. Предназначението на системата е да осигури постигане на крайни цели по цялото “дърво на целите”, а не само за “улеснение” на крайните потребители от най-ниските нива на регистриране и първично обработване на информацията.Недостатъчната нагласа и обучение на някои ръководители за работа в една динамична управленска и информационна среда, може да доведе до занижен контрол и неефективно използуване на богатите възможност на системата.

4. В системата работата на финансово-счетоводните звена може да се организира както с оглед на добрата счетоводна практика, така и в условията на модерен финансово-счетоводен мениджмънт на дейността, без сляпо придържане към съществуващата организация и счетоводна практика.Системата е облагодействала тези звена с една действително модерна технология, която е изчистила максимално рутинните дейности и дава възможност за насочване на усилията към завишаване на контрола и анализ на стопанските и финансови резултати.За съжаление използуваните през последните 10 години специализирани счетоводни програмни продукти превърнаха много счетоводни звена в операторски бюра за въвеждане в компютри на всички първични счетоводни документи, в пакетно и многократно записване, въвеждане и обработване на едни и същи данни и т.н.

Традиционните журнално-ордерни и мемориално-ордерни системи вече не са модерна счетоводна практика и опитите да се запазят създават често проблеми още в процеса на организацията и настройване на системата.

5. Управлението на производството в системата се осъществява в реално време и не осигуряването на своевременното му отчитане затруднява всички звена по технологичната и управленска верига.

6. Планирането и анализа на производството и резултатите са организирани на нормативен принцип.Непосредственото отразяване на измененията в съответната конструктивна, технологична и друга нормативна информация води до изкривяване на резултатите, получени от системата.

7. Системата е “жив” организъм.Тя трябва да реагира адекватно на всички ситуации, които реалния живот предлага.Ето защо жизнения цикъл на системата не трябва да се разбира като “доставка-внедряване-експлоатация”, а е необходимо непрекъснатото развитие в организационно, техническо, програмно развитие, липсата на което твърде бързо може да бъде почувствано.