Управленско счетоводство

Informatica Telematica Management

Контакти	За ITM-Русе	For ITM-Rousse	Für ITM-Ruse


	Статистика
	Споразумение
	Обратна връзка

Автоматизирано управленско счетоводство за лечебни заведения за болнична помощ

Управлението на лечебните заведения за болнична помощ (ЛЗБП), в периода на бързи промени в системата за предоставяне на здравни услуги е един от ключовите елементи на реформата, която се провежда в тях. Тенденцията за създаване на съвременна организация в болниците, ориентирана към децентрализирани системи за управление и самоуправление изисква разработването и прилагането на адекватни разплащателни системи за дейността им, заедно с ефективни модели и методи за ръководствата на болниците.

В последно време се проведе масово запознаване на медицинските и счетоводни кадри от болниците с т.нар. “Управленско счетоводство” (УС) и някои възможности за обвързване на системите за оценка и финансиране на дейността им, със съвременни модели и методи за менажиране на финансови ресурси на болниците ; обучението повече беше свързано с бъдещи изисквания на УС в условията на предстоящо въвеждане на диагностично-свързаните групи (ДСГ) в условията на финансиране на ЛЗБП.

Понятието “Управленско счетоводство” (УС) е сравнително ново в политиката на реформи на Министерството на здравеопазването и Националната здравноосигурителна каса. Проведеното обучение по УС през 2003 год. с някои управители (Директори) на болнични заведения по материали от “Здравни грижи” – 3М (3М HEALTH CARE) само осведоми ръководителите на болниците за съществуването на някои модели и методи използувани в Европейски болници, като възможни средства в съвременното болнично управление. Ето защо считаме, че е необходимо по-ясно дефиниране на понятието “Управленско счетоводство” (УС), негови характеристики и най-вече показване на реални възможности за използуването му в управлението на болничните заведения.

В разпространяването в ЛЗБП у нас Единна автоматизирана система – "е-БОЛНИЦА - XXI" още в средата на 90-те години се представят в ясен вид идеите, технологиите и алгоритмите на реално функциониращо УС в редица болници. Нещо повече, те могат с успех да се използуват в повече болнични заведения у нас, точно сега при предстояща реформа на финансиране и оценка, според ДСГ.

В съвременната литература по “класическо” финансово счетоводство се твърди, че то е информационната система на управлението на всеки обект. От друга страна са усилията на здравните органи да предложат “частни решения” , като самостоятелни управленски модули за “Икономически и финансов анализ за предоставяне на информация за вътрешни управленски решения”, които заменят известното “разделно съставяне на разходите в болничните заведения”.

И в двата възгледа – за универсалния характер на финансовото счетоводство и за възможността за съществуване на т.нар. “Управленско счетоводство” извън финансовото се чувствува стремеж за утвърждаване на неефективни средства в управлението на болничните заведения.

В "е-БОЛНИЦА –XXI”" по уникален начин са съчетани съвременният възглед за “Управленско счетоводство” със специфичните изисквания на методиката на Диагностично свързаните групи (ДСГ), за които се мислеше още преди клиничните пътеки.

Идеята за УС като инструментариум свързан с “вътрешните” управленски решения, трябва да се разшири с “условията на реформата в здравеопазването”, в която все още не са стабилизирани редица основни моменти, по формите на собственост на ЛЗБП, формите на финансиране, комуникациите с МЗ, НЗОК, Общините и др.; заплащане на здравните услуги от други фондове и граждани.

Първият основен момент в системата е единството на всички дейности, отчети, разчети, статистики и анализи и варианти за вземане на управленски решения. Тук е уникалността на системата в съставяне на всички аспекти на финансово-икономическата информация, с основната дейност на болницата – предоставяне на здравни услуги. В този смисъл УС в системата не съществува в “чист” вид, като модул, подсистема или нещо друго, а интегрална част от цялата система на управляване на болницата.

Втори аспект на УС, че цялата управленска информация се създава, обработва и предоставя по подходящ начин на ръководството на болницата на всички нива в реално време. Естествено, съществуват проблеми и задачи, които могат да с решават и чрез “набиране на статистическа информация”, но тази информация ще се получи на база на информацията от реалното време . Така, предлаганият отчетно-статистически модел на УС, който се предлага в 3М HEALTH CARE методологията едва ли ще доведе до максимално положителни резултати.

Трета особеност на УС в системата е, че тя е реализирана в съвременно “нова форма на счетоводство“ – “Автоматизирано счетоводство”. За разлика от множеството счетоводни продукти (използувани в повечето болници), които компютъризират известната “мемориално-ордерна форма”, УС на "е-БОЛНИЦА-XXI" е от нов тип – по идеи, организация и технология на функциониране в реално време. Управленското счетоводство е насочено преди всичко към непосредствената подготовка на управленския процес, в хода на предоставяне на здравните услуги в болницата, като всички отчети и статистически данни са естествен резултат от създадената реално време информация.

Създаването на УС в "е-БОЛНИЦА –XXI" e свързано с всички компоненти на управлението на болницата.

Първият компонент на УС е Икономическия модел (ИМ) на болницата, които включва :

	Организационната и функционална структура на болницата, в която са описани мястото и характера на дейностите на всяко звено (основно, спомагателно, обслужващо и осигуряващо, като центрове на разходи) ;
	Отношението на звената към основната дейност, като формирането на бюджета и разпределението на разходите ;
	Предметите на осчетоводяване – лечебно – диагностични процедури, параклинични изследвания и др.; елементите на разходи (заплати, лекарствени средства, материални и енергийни ресурси, нивата на осчетоводяване на разходи – болница – клинично звено – пациент и др.);
	Единна база от данни, съдържаща йерархично – релационната структура на имената и кодовете и атрибутите на всички елементи на модела.

Вторият компонент на УС е “индивидуалният сметкоплан”, в който се доразвива ИМ до конкретни финансово – стопански категории и отношения. За разлика от сегашното финансово счетоводство в болниците, чиято цел е осъществяване на дейности по получаване на счетоводни и статистически разчети и отчети, индивидуалният сметкоплан “настройва” редица елементи от УС, като модели за разпределение на разходи, осчетоводяване на разходи по центрове на разходи и видове, което не е предвидено в болшинството използувани в болниците програмни продукти.

Третият компонент са първичните документи (в т.ч. и първичните счетоводни документи според закона за счетоводството). Единствено в "е-БОЛНИЦА –XXI" всички първични документи са електронни (без междинен хартиен документ или мемориален ордер); създават се в мястото на възникване на данните (аптека, склад лаборатория, рентген, клинично звено–клиника отделение, каса, счетоводство и др.) в реално време, в условията на разгърната INTRANET мрежа, без никакво повторение (дублиране) на данните. Това осигурява пълно обхващане на първичния информационен поток, максимално качество на данните (създават се от съответните специалисти, без “посредничество” на оператори по звената или оператори, обособени в информационното звено).

В системата е организирано “двойнствено” използуване на повечето първични (и особено първични счетоводни) документи. Управленските кадри се нуждаят, както от навременна, пълна и структурирана информация, така и поднесена по най-добрия и подходящ начин, често различен от структурата, формата и термините на “класическата” информация на финансовото счетоводство – по счетоводни категории – балансови сметки, нива на аналитичност и др. Ето защо в системата данните от първичните документи веднъж се превръщат в управленска информация на всички нива и втори път се отнасят или към финансовото счетоводство, или към съответните отчети и статистики.

Така независимо от “експедитивността” на финансово-счетоводния отдел (в който често текущите отчети се бавят, макар и компютъризирани, до 15^-то–20^-то число на следващия месец) ръководството разполага на работните си места с цялата необходима управленско-счетоводна и икономическа информация.

Именно чрез тази “двойнствена” технология на създаване и използуване на първичните документи най-лесно се откроява управленския характер на счетоводството, без непосредствено информиране от финансовото счетоводство. Друг съществен момент е съхраняването на първичните документи в системата, а не само първични счетоводни документи и то най-много за два съседни периода.

Четвъртият компонент на УС е бюджетирането, което като елемент от управленската дейност (различна от бюджетното финансиране) е важно за ефективността при управлението на ЛЗБП. В класическата счетоводна практика бюджетирането, като функция не е развивано, но при липсата на други специализирани звена и кадри по бюджетиране, естественото му място е в управленското счетоводство.

Бюджетирането на приходите и разходите е неоснователно подценявано в болничните заведения. До сега в болниците не са предложени ясни алгоритми за свързване, контрол, отчет и анализ на бюджети от различни видове (приходи, разходи, оперативни, касови, капиталови) на различни нива – болници – клинични звена и други звена.

В системата бюджетирането е осъществено, както чрез класически модели на разпределение (отгоре-надолу) или на сумиране (отдолу-нагоре), така са приложени специфични изисквания, свързани с въвеждането на ДРГ, специфичните инструменти на CASE MIX, заплащането и коригирането на бюджетите според ДРГ и др.

От особено значение е контрола и анализа на бюджетите. По всяко време, в реално време може да се получи управленска информация за състоянието и отклоненията в бюджетите на всяко ниво на управление; особено важно е това за бюджетите на клиничните отклонения за разходите и постепенното преминаване на самоуправление.

Петият компонент на УС е наборът от модели, методи и алгоритми за осчетоводяване на разходите и тяхното разпределение по предмети и центрове на разходи.

В автоматизираната система са включени:

Автоматично осчетоводяване на преките разходи в реално време още при създаване на електронните първични документи; често тези разходи като: разходи за ЛС и консумативи, извършени лабораторни и рентгенови изследвания, консумирани хранителни продукти и др. и могат да бъдат база за разпределението на другите разходи на съответните звена към основните клинични звена.

Автоматично разпределение и осчетоводяване на разходи, в момента на съставяне на счетоводния документ, по различни схеми и бази за разпределение. Така например с въвеждането в системата на фактурата за разход на електроенергия сумата може да бъде разпределена направо на центровете за разходи (по звена) по един от следните алгоритми:

пряко (на база на инсталирани мощности, площ и др.);

низходящ стъпаловиден (STEP DOWN) метод. В този случай е възможно приложение на различни бази за отделните стъпки – площ, мощности, брой преминали болни, брой реализирани легло дни и др.

Видовете разходи (в т. ч. режийните разходи) по звена и елементи на разходите могат да се разпределят по зададени схеми за разпределение-постоянни (като площ на звеното) и текущи–килограми изпрано бельо, количество стерилизирани консумативи и инструменти и др.

Така УС на болницата ще осигури единна информация за разходите, без допълнителни методики като досегашното “разделно” отчитане на разходите или “нов” негов заместител-“Управленско болнично счетоводство в условията на ДРГ”.

Успоредно с осигуряването на стопанска и финансова информация УС в системата е организирано в непосредствена връзка с клиничното управление на болницата. В масовата счетоводна практика в болниците такава връзка не съществува. Икономическата оценка на показателите за ефективност и качество на клиничната дейност се извършва ръчно, след получаване на счетоводните и статистически резултати-т.е. с голямо закъснение. Например сега изискваните разходи за лечението по МКБ са изключително грубо изчислявани, т.к. нито във финансовото счетоводство, нито в статистиката за преминали болни има пряка информация за тези разходи.

Понеже информационните потоци и преките разходи за всеки пациент вървят едновременно и в единство, системата осигурява в реално време разходите за всеки един физически пациент (ИЗ), за всеки един показател, стойност и отклонение от зададени средни стойности за сродни болници, за страната, за европейските стандарти, сравнителни анализи по периоди и др.

Единство на УС в "е-БОЛНИЦА –XXI" е постигнато и по отношение управлението на качеството на извършените медицински услуги. В системата се осъществява т. нар. “тотален контрол на качеството”, като част от “заслугата” е на управленското счетоводство за:

	качество на получаваната информация за процесите и разходите в болницата, чрез еднократното й регистриране с електронни документи, непосредствено от специалистите;
	прецизен анализ в реално време, сравнителен анализ по периоди и различни стандарти;
	осчетоводяване на разходи в реално време и възможности за отчитане на показатели, свързани с “резултат-цена”;
	възможности за непрекъснат мониторинг на качеството на здравните услуги при въвеждане на системи за качеството по ISO и др.

Създаването на модерно управленско счетоводство в рамките на болничното управление е едно от съществените достойнства на автоматизираната система, в рамките на което се представя на ЛЗБП цялостен инструментариум в процеса на управлението им.

При внедряване на "е-БОЛНИЦА –XXI" фирма ITM предоставя за частта си “Управленско счетоводство” предоставя:

	примерни варианти за индивидуален сметкоплан;
	настройки в базата данни по отношение центровете за разходи, елементи на разходи, връзки с финансовото счетоводство (като “балансови сметки” – видове разходи), схеми за разпределяне на разходите и др.
	настройки на основните документи – баланс, отчет на приходите и разходите, отчет на собствения капитал, отчет на паричния поток;
	номенклатури (таблици) на медикаменти, материали, дълготрайни активи, клинични показатели, параклинични изследвания (с референтни стойности) и др.
	настройки по отношение на качествени показатели, статистики и др.

Допълнително фирмата може да предостави работен вариант на следните документи:

	форма на счетоводство – особено важен тъй като изгражданата форма на счетоводство – Автоматизирано управленско счетоводство е уникална;
	албум на документите за новата форма на счетоводство с изцяло електронни документи;
	документооборот – движение на електронните документи също по електронен път;
	допълнително длъжностни задължения – (много важен особено за специалистите от финансово-счетоводния отдел);
	функционални задължения на звената – в условията на работа в реално време, новите документи и документооборот, възможности за анализ;
	пакет организационни документи по изграждането и функционирането на системата.

Опитът на фирмата по внедряване на "е-БОЛНИЦА –XXI" в редица болници показва едно ново разбиране от страна на техните ръководства по отношение на “вътрешно” управление на болницата и специално към възможностите и резултатите на УС по планиране и анализа на разходите, стремеж за преминаване към бюджетиране на звената, към постоянен контрол на качеството на болничните услуги.

Финансово – счетоводните отдели променят съществено, макар и с известни трудности, формата, технологията и организацията на счетоводството – от “класическо” (макар и компютърно) финансово към управленско счетоводство при което:

	се изисква допълнително обучение по управленско счетоводство;
	се изменя характера на работата – от рутинна операторска към контролно – аналитични дейности;
	се повишава значимостта на отдела за нивото на управлението на болницата.

Осъществяването на УС в болницата е съпътствувано с огромна работа по обучението на почти целия персонал на болницата, с организирането на синхрон за работа в реално време на всички звена, с контрола на всички нива.

Управленското счетоводство в "е-БОЛНИЦА –XXI" показва своята работоспособност и ефективност сега, когато Министерството на здравеопазването ясно заяви, както необходимостта от организиране на ефективно управленско счетоводство в ЛЗБП, така и бъдещите изисквания за преминаване на оценка на дейността и финансиране по ДРГ, считаме, че "е-БОЛНИЦА –XXI" – единствената цялостна система у нас за здравен мениджмънт, ще намери бързо разпространение в интерес на ускоряване на здравната реформа.