|
| |
Общи указания за създаване на първични документи в системата
Системата е изцяло
документална, т.е. автоматизирано се създават абсолютно всички първични
документи в т.ч. и всички първични счетоводни документи.
По изключение, при невъзможност да се организира компютърно
създаване на документ, същият може да бъде създаден ръчно, но впоследствие да
бъде вкаран в системата.
Общите изисквания за създаване на документите са на
основание на законовите и нормативни разпоредби на, специално-първичните
счетоводни документи, според Албум на първичните счетоводни документи на
министерството на финансите (МФ).
Списъкът на първичните документи се утвърждава, заедно с
движението на документите (документооборота).
Първичните
счетоводни документи се създават :
 |
В мястото и
момента на възникването на информацията ; |
|
С входен
екран графично и динамично оформен, според съответния стандартизиран документ
или максимално близо до него ; |
|
Попълването на реквизитите се
извършва последователно отгоре-надолу и отляво-надясно, при допускане на
грешки-с обратно движение по реквизитите за коригиране на сгрешения реквизит ;
ако някой реквизит е задължителен, не се допуска движение към следващ
реквизит, до попълването на задължителния ; възможно е пропускане на
незадължителните реквизити с TAB
; движение към таблична част на документа с
TAB ;
обратно
SHIFT-TAB. |
|
На всички вътрешни първични
документи се дава автоматично пореден номер ; поредността на номерацията се
дава автоматично с No.1
в началото на календарната година, с изключение на документите с непрекъснат
номер (напр.фактури). |
В зависимост от вида на документа, номерацията може да бъде свързана с обекта
(напр.по складове, по каси и др.).При нужда от създаване на документа извън
системата (за отдалечени магазини се отделя диапазон от номера за всеки такъв
обект).
|
Датата на
съставяне на документа автоматично се приема от датата на работната станция;
при необходимост от друга дата–редактира се намясто датата или се променя
датата на работната станция със съответната функция ; |
|
Данните
(реквизитите), според начина на попълването им биват няколко вида :
 |
За
въвеждане от клавиатура-цифрови или текстови, които се набират
непосредствено от клавиатурата ; |
|
За избор от
списък (номенклатура) или извадка (колекция) ; |
|
За избор
чрез шифър (код) известен на потребителя (напр.балансови сметки) ; |
|
Смесено-или
чрез шифър или чрез списък ; |
|
Когато е необходимо да се избират няколко обекта от списъка се извършва
чрез “маркиране” (чрез “Ö”
с клавиш “SPACE”) ; |
|
| Задължителните реквизити
обикновено са от тип “номенклатурен” или число с определена стойност ; ако
поле от “номенклатурен” тип е незадължително, то може да се пропусне чрез “®”
от предходното поле ; |
|
Съществуват “взаимно свързани” реквизити (с определени релации между тях),
които изискват задължително попълване на свързания реквизит или определена
стойност или задължително попълване в зависимост от вида документ ; |
| В документи с таблични
части преход към таблицата може да се извърши едва след коректно въвеждане на
реквизитите в заглавната част (шапка) на документа.Движението по няколко
таблици се извършва “кръгообразно” с
TAB
или SHIFT+TAB
; |
| При
съставяне на някои документи има и специфични указания, които са посочени при
съответния документ ; |
| Всички
части и реквизити на документите могат да бъдат редактирани (поправяни) в
процеса на съставянето им, преди запазването в системата.Допуснатите грешки от
некоректно съдържание на реквизитите се сигнализират или със съответното
съобщение или със “стопиране” на курсора в полето, до въвеждане на коректна
стойност. |
| След коректното съставяне
на документа се активира клавиш F2
за запазване (запис) на документа. |
| При
запазване на първични счетоводни документи се извежда съобщение за
невъзможност за редактиране (поправяне) на документа . |
|
Естествено
сгрешени първични документи се “коригират” според ЗС :
|
Чрез сторниране (в системата “операция 2” с клавиш
“SPACE”)
на целия документ, или на части от него
(обикновено в табличнта част).В някои документи има допълнителни указания за
начина на сторниране.Обикновено се създава документ с нов номер
(нов документ)
; сгрешени касови документи не се сторнират, а се създава “противоположния
документ” (за сгрешен приходен касов ордер се създава разходен ордер и
обратното) ; Сгрешена фактура (след отпечатването и) не се сторнира, а се
анулира (указан е клавиш за анулиране).Според приетите правила за
документите може, сторнирания документ да се “комплектова” със сгрешения
документ ; |
|
|
Първичните счетоводни документи се
контират САМО на отпечатания документ, без използуване на допълнителни
мемориални ордери или други подобни, след което се архивират по съответния
ред.Желателно е освен за графологични справки, експертизи и ревизии,
документите да не се използуват, а само компютърния им еквивалент ; |
|
Препоръчително е при организацията
на архивиране на документите да се спазва предметен принцип и наредба по
възходящ номер на документите (например платени фактури да не се архивират в
отделна “папка”, а да са в общия ред на изходящите фактури по пореден
No.,
независимо за каква продажба или услуга са издадени) ; |
|
За нуждите на материалната
отчетност - (ИЗДЕЛИЯ, СМЦ, СТОКИ) не е необходимо поддържането на картотеки на
наличностите и движението на материалните ценности ; достатъчно е поддържането
на екземпляр от първичните документи (по видове) и доставно-складови
ведомости, инвентаризационни описи, справки за движението на документите и
наличностите ; |
|
При необходимост датата на
създаване на документа може да се редактира ; иначе се използува текущата дата
на компютъра . |
Общи указания за
работа с входящи (“външни”) документи :
|
Всички външни документи, издадени
от контрагенти (доставчици, банки, митници и др.) се регистрират в системата
веднага след получаването им ; |
|
Подобни са препоръките за
архивиране на тези документи ; |
|
Обикновено повечето външни
документи са счетоводни и постъпват във ФС-отделите.Ето защо е целесъобразно
при въвеждането в системата да се извърши и осчетоводяване.Възможно е и
разделеното обработване , в зависимост от организацията
на работата на ФС дейности. |
|
Външните документи след
въвеждането им не е необходимо да се разпечатват, освен ако на база на тези
документи, не се създава вътрешен документ (например фактури за доставки на
СМЦ-предизвикват създаване на Складова разписка за СМЦ, която трябва да се
разпечата) ; |
|
При необходимост датата на
получаване (регистриране на документа може да се редактира ; иначе се
използува текучата дата на компютъра ; |
|
Външните документи се номерират
АВТОМАТИЧНО и ПОСЛЕДОВАТЕЛНО в системата ; търсенето на документа се извършва
по този номер и дата на документа, а не по истинския номер.Затова е необходимо
след въвеждане на външния документ и даване на системен номер, същият да бъде
записан върху оригиналния документ за евентуални справки. |
|
Външните документи за услуги
(ел.енергия, пара, вода и други) могат автоматично да бъдат осчетоводени по
звената, ползуващи тези услуги на база на предварително създадени схеми за
разпределение на всеки вид услуга (в зависимост от инсталирани мощности,
проценти на разпределение и др.) |
|
Архивирането се извършва по
хронология или по контрагенти без да се отделят документите, по които
предстоят плащания, тъй като в системата, има всички възможни плащания и
справки по плащанията, фактурите по които има плащания (в т.ч. остатъци за
плащане.) |
обратно
|
