| |
ОПИСАНИЕ НА СИСТЕМАТА
Заведенията за болнична помощ
се справят с най-сериозните лечебно-диагностични проблеми и включват най-голям
дял от разходите в здравеопазването ; освен това те заемат основно място в
медицинското образование и развитието на технологиите, като разполагат с големи
материални и човешки ресурси .
Провеждането на здравната
реформа в тези звена поставя пред управленските и клиничните им екипи сериозни
задачи от организационен, информационен у управленски характер, в условията на
недостиг на финанси, технико-технологични и човешки ресурси.С нарастваща острота
пред управлението на днешната българска болница изпъква едно ново “измерение” на
болничната функция-осигуряване на нейното съществуване и развитие.
От няколко години фирма ITM (Informatica
Telematica Management) – Русе успешно разпространява своята
"е-БОЛНИЦА-XXI", като един цялостен модел за
здравен мениджмънт на заведенията за болнична помощ през
XXI век.
Известна е фамилията такива единни системи като
"e-ФИРМА-XXI”,
"e-ТЕМИДА-XXI”,
"e-ОБЩИНА-XXI"
и др., които са утвърдили
фирмата като водеща у нас в приложение на съвременни интегрирани технологии в
управлението.
При създаване на системата е
използуван близа 40 годишен опит при автоматизиране на управленски дейности , в
т.ч. и в сферата на здравеопазването.Проучени са здравни системи и базите им
данни на редица европейски страни, за осигуряване на бъдеща съвместимост и
сравняемост с показателите на тези системи.Разработена е в сътрудничество със
специалисти, запознати със съвременните диагностични и терапевтични практики.
"е-БОЛНИЦА-XXI"
не е болнична информационна система, а много повече-система за управление на
болнично заведение.В нея са съчетани модерни методи и средства за управление в
условията на много специфичния характер на “болничното производство”.Ето защо
системата представлява система за здравен мениджмънт в пълния обхват на това
понятие.Системата е първата ERP
система в сферата на здравеопазването, в която са съчетани възможностите на ERP
системите за управление на бизнеса и особеностите на мениджмънта на болничните
заведения.Тя обхваща цялостен управленски процес в болнично заведение в реално
време-ръководителите на болницата и клиничните звена могат по всяко време да
имат информация за състоянието на всички показатели, технология и варианти за
вземане на решения.Приложена е модерна архитектура и технологии за управление
информация и комуникации.В системата са организирани в единно цяло трите главни
аспекта на здравния мениджмънт на болниците :
|
клиничното управление (до ниво
процесно-ориентирано управление) ; |
|
икономико-финансово
управление (на човешките, материални и финансови ресурси) ; |
|
управление на качеството на болничния продукт. |
Освен това е осигурена комуникация с външната среда с МЗ, НЗОК, Община и
др.Всеки един от тези аспекти е доведен до най-детайлно ниво-от създаване на
първични документи до сложни и обхватни анализи на дейността, разходите,
качеството.
Системата успешно се внедрява в
болничните заведения, независимо от формата на собственост и финансиране на
дейността им.
"е-БОЛНИЦА-XXI"
е едновременно философия, организация и технология за управление на болнично
заведение и е:
|
Единствена у нас за съвременно
управление на болнично заведение ;
|
|
С изцяло затворен цикъл на
клиничното управление-с обратна връзка със звената за доболнична помощ и за
следболнично лечение и рехабилитация ; |
|
Функционира в реално време на
протичане на лечебно-диагностичните процеси, финансово-икономически и
управленски дейности и комуникации с външната среда ; |
|
Съчетава планирането на дейността,
разпределението на ресурсите с ефективен контрол на разходите и качеството на
болничните услуги-на всички нива-от отделния диагностичен и лечебен
процес-отделния физически и статистически пациент-отделно заболяване (МКБ),
групи заболявания (КП), болничен екип и болнично отделение, до болницата като
цяло с факторни и сравнителни анализи, до всеки от участниците в
производството на болничния продукт и неговата отговорност за качеството му ; |
|
Поддържа детайлно здравно досие за
болнично лечение на всеки пациент от първото му посещение в болницата и
калкулира реалните разходи за лечение (сметка за престоя), предоставя досието
на звената за доболнична помощ насочили пациента непосредствено в процеса на
лечение и след него ; |
|
Изцяло бездокументална- с електронни
документи, оптимизира броя и вида на документите и документооборота ; “на
място” (в регистратура, приемни отделения и кабинети, болнични отделения,
аптека, складове, кухня, каса, параклинични звена и др.) всички документи
(първични, вторични, хронологични) ; намалява се документалната работа на
медицинските кадри, като премахва дублирането на информацията и автоматизира
всички справки, отчети, статистики и др.Съхранява неограничено време всички
документи, които могат да се използуват непосредствено; |
|
Изградена стриктно на база на
действащите законови и нормативни документи и изисквания ; използува утвърдени
първични документи на МЗ, МФ, НОИ, НСИ и съответните формуляри с кодиране на
база на възприетите международни и национални класификатори ; осигурява
абсолютно всички документи по формат, съдържание, периодичност, носител –
отчети, сведения, статистики и спецификации и др. |
|
Осигурява на мениджърите и
клиницистите от болницата нови възможности и дейности като:маркетинг,
логистика, бюджетиране, сравнителни и CASE-MIX анализи, прогнози и
др. |
|
Обектно проектирана и програмирана,
осигуряваща оптимизиране на единната база от данни (достъп до нея и
организация на процедурите за генериране на справки отчети и анализи на
произволни нива).Базата данни съдържа приетите 14 основни показателя в ЕС,
както и допълнителни показатели за управление на качеството, което осигурява
един от основните инструменти за управление на качеството-сравняемост на
резултатите на болничната дейност с приети еталони.Възможности за разширяване
на базата данни и използуването й от специалисти на болницата за нови
приложения; |
|
Осигурява за всеки здравен показател
текуща (моментна) стойност, стойност за зададен минал период стойности по
месеци, тримесечия и години ; сравнителен анализ на показателя по отношение на
: средна стойност за цел;ия период и отклонения по подпериоди, средна стойност
за страната, за вида или обема на болничното заведение, за ЕС-по подпериоди и
отклонения, CASЕ
MIX
анализ и отклонения (OUTLIERS)
и др. |
|
С модерна управленска
финансово-счетоводна система, насочена към технологията на управление на
специфичното болнично “производство”, функционираща изцяло документално и в
реално време.Документалния характер на системата осигурява управленска
информация в момента на създаване на документите, независимо и извън процеса
на счетоводното структуриране и терминология и осчетоводяване ;
|
|
Съдържа модели за вземане на
решения, анализи и прогнози във вид на писани технологии за управление за
дейности, процедури и операции по длъжностни лица ; |
|
Меню ориентирана, с генератор на
менюта, за свободно дефиниране на меню за всяко длъжностно лице или група
длъжности в желана структура, съдържание и наредба на дейностите, което дава
възможност да се оптимизира разпределението на дейностите в системата без
функционално и документално дублиране ; |
|
С единен, ергономичен, дружелюбен и
интелигентен интерфейс за крайните потребители, основан на естествени действия
и диалози при работа с документите, работа с наименованията на обектите, а не
с техни кодове и шифри, в естественото им структуриране, с търсене по
множество признаци-текст, ЕГН, ИЗ, лични имена, шифри по национални и
международни класификатори и др.Този интерфейс позволява овладяване на система
от крайните потребители само за няколко дни ; |
|
Със специална система за защита от
несанкциониран достъп и разрушаване-до 6 нива; осигурен е специален режим за
достъп до личните данни на пациентите, данните за лечението им и здравното им
досие ; |
|
С пакет средства за администриране в
т.ч. и на базата от данни достъпни само за администратора на системата ; |
|
С висока адаптивност, позволяваща
настройване на системата към особеностите в структурата и организацията на
работата на всяка болница, при промяна в законодателството и нормативната
уредба ; |
|
Не изисква създаването на
специализирани информационни отдели, нито на звена с кодировчици и оператори
за въвеждане на пакети отчетна информация. |
За разлика от някои
програмни продукти, структурирани и функциониращи на предметен принцип
(“Аптека”, “Калкулация”, “Отчети и статистики”, Кодиране ! и др. ), които са на
софтуерния пазар
"е-БОЛНИЦА-XXI"
е с уникална архитектура ; структурирана е на два главни елементи – ядро на
системата и обвивка :
|
Ядрото осигурява моделирането на
болницата–организационната й и функционална структура, длъжностен и личностен
състав, функционални и длъжностни характеристики, единната база от данни,
документи информационни потоци и др. ; |
|
Обвивката се състои от около 800
брой (за сега) изпълними модула (ЕXE) , които осигуряват функционалните
възможности на системата на различни нива-създаване на първично документи и
процедури за работа с тях, справки, отчети, анализи, статистики, модели и
технологии за подготовка и вземане на решения ; комуникации с външни структури
; |
Тази архитектура позволява голямата функционална гъвкавост, разпределението на
системата по длъжностни лица, адаптивност към нормативна уредба и развитие на
системата.
Поради сложните функционални и информационни връзки в системата е трудно
цялостното описание на функционалните й възможности във всички варианти и
случаи, които се срещат в болничните заведения.Ето защо само за нуждите на
описанието на тези възможности използуваме познатата традиционна терминология за
класифицирането на дейностите на предметен и предметно функционален признак.
Условно
функционалната структура на системата може да се разпредели на 4 блока :
-
КЛИНИЧНО УПРАВЛЕНИЕ
-
АМИНИСТРАТИВНО-ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ
-
УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО
-
КОМУНИКАЦИИ
I.
БЛОК “КЛИНИЧНО УПРАВЛЕНИЕ”
Клиничната значимост на системата е
представена :
|
Проучването на търсенето на
медицински услуги ; |
|
Възможности за оценка на клиничната
ефективност ; |
|
Възможности за анализ, оценка и
самооценка на клиничните дейности ; |
|
Бюджетиране на клиничното отделение
; |
|
Децентрализация на управление на
клиничните отделения ; |
|
Контрол за отконенията от
установените медицински стандарти ; |
|
Включването на лекарите в
управлението на отделенията ; |
|
Логистика на заявките за болнични
услуги (вътрешна логистика) ; |
|
Управление на качеството на
клиничните процеси ; |
1.Леглова база
:
|
Поддържане състоянието на легловата
база в отделенията (от самите отделения) по стаи, легла, видове, състояние и
изменението на легловата база ; |
|
Отчитане, анализи и статистики за
използваемостта на легловата база, оборот на леглата и др. в съчетание с други
показатели или според съответните отчетни и статистически форми ; |
|
Достъп до свободната леглова база –
от звената по насочване на пациенти за хоспитализация – приемни отделения, ДКК,
медицински центрове към болниците и от самите отделения ; |
2.Първично регистриране на пациенти :
|
Обхванато е цялото информационно
многообразие на първично регистриране :
|
С или без приемно диагностично
отделение, и/или с или без диагностично-консултативни кабинети, със спешна и
планова хоспитализация, с или без обособено регистрационно звено
(регистратура) ; |
|
Извеждат се всички регламентирани
регистри и книги и журнали, точно по формат, съдържание и наредба, като:
|
Входящ болничен регистър ; |
|
Книга за направленията ; |
|
Книга за плановата
хоспитализация ; |
|
Книга на изписаните пациенти ; |
|
Журнали на кабинетите |
|
Изходящ регистър на издадените
болнични листи ; |
|
|
Въвеждане на анамнеза и оценка на
жизнените функции на пациента при приемане ; |
|
Насочване за хоспитализация в
друго здравно заведение ; |
|
Спешно приемане, дори на
неизвестно лице
; |
|
3.Дейности свързани
с хоспитализирани вече пациенти в болничното отделение :
|
Регистриране на пациент в
отделението : стая-легло, лекуващ лекар, хранителен режим, входяща
диагноза, придружаващи заболявания и други специфични данни за пациента ; |
|
Привеждане на пациент в друго
отделение ; |
|
Съставяне на заявки за консултации
от специалисти от болничното заведение или друго здравно заведение и
назначаване на поисканите консултации-специалист, дата и час на консултации ; |
|
Въвеждане на текущи (работни
диагнози) ; |
|
Извеждане на всички книги и журнали, според вида на болничното отделение :
|
Журнал на приетите пациенти ; |
|
Книга на ЛКК ; |
|
Книга на издадените болнични листи
; |
|
Книги за раждания, интерупции и
хирургични операции по видове и сложност . |
|
|
Изписване на пациент с въвеждане на
резултатите от лечение, трудоспособност, окончателна диагноза
; |
|
Епикриза
– в зависимост от вида на отделението могат да се съставят няколко различни
(по структура) епикризи ; |
|
Назначаване на диагностика и лечение
:
|
Съставяне в отделението на
лекарствени листи (в зависимост от приетата организация – общо или отделно)
– за пациента (без КП), за
пациента по КП, за отделението, за спешен шкаф и др.Съставеният лекарствен
лист е само за налични в момента в болничната аптека лекарства и
консумативи с резервиране на исканите количества, което съществено улеснява
назначаването и отпускането на лекарства. За нуждите на поддържане на запас
в спешен шкаф в отделението може да се “изпише” от аптеката необходимите
лекарства и консумативи с предавателна разписка, а при нужда с лекарствен
лист от отделението да се изпише от спешния шкаф. Така се повишава контрола
за изразходване на тези лекарства ; |
|
Назначаване на параклинични
изследвания – съставяне и печат в отделението на съответен формуляр с
исканите видове изследвания и референтите стойности за тях ; |
|
Назначаване на функционални
изследвания, процедури, манипулации и др. – с печат в отделението на
заявката ; |
|
Назначаване на хранителен режим –
“требвателни листи” в отделението за хранене на пациентите, дежурни екипи,
кърмачки, предпазна храна и др. ; |
|
Заявки за кръв и кръвни продукти
и др. – по същия начин в отделението ; |
|
|
Калкулиране на разходите (по
елементи на разходите – лекарствени средства, храна, изследвания и др.) по
всяко време, за всеки отделен пациент ; по този начин могат непрекъснато да се
контролират всички разходи още в процеса на лечение на пациента. |
|
Поддържане
на здравно досие (ЗД) на пациента
(за всяка хоспитализация) ; предоставяне на ЗД на лекуващите специалисти и на
изпращащия лекар (звено) от доболничната помощ ; |
|
Поддържане на текущи справки за
състоянието (статуса) на пациентите, местонахождение, списъци на пациентите в
отделението и др. ; |
|
Допълнителен пакет от дейности – за
хоспитализиране на пациенти ; |
4.Клинични пътеки.
Във втората версия на системата
резултатите от клиничната дейност бяха насочвани за оценяване по методиката на
Диагностично свързаните групи (DRG’s).
В настоящата версия на
системата е въведена технологията Клинични пътеки (КП):
|
Поддържа се договорът с НЗОК за
клиничните пътеки заедно с целия пакет от количествени и качествени показатели
за оценяване на клиничната дейност ; |
|
В реално време се получават всички
спецификации, отчети и статистики, влизащи в пакета на НЗОК и за нуждите на
оперативното управление на клиничните дейности ; |
|
Могат да бъдат получени отчети и
анализи за полагаемите средства по КП, сравнителни анализи за реалните разходи
за всяко КП (в т.ч. по елементи на разходите), за отделна диагноза (по МКБ
влизаща в състава на КП) ; анализират се и отклоненията от зададените
стандарти за среден престой, брой рехоспитализации ; |
|
Могат да бъдат използувани и други
критерии за оценка качеството на работата по КП ; |
|
В зависимост от приета схема за
разпределение на средствата на персонала, участвувал в реализирането на
клиничните пътеки се изчисляват автоматично и са начислява допълнителното
възнаграждение за всеки един участник ; |
5.Диагностично-свързани групи (DRG’s)
Методиката на диагностично –
свързаните групи (DRG’s)
чрез системата за класифициране на хоспитализираните пациенти
:
|
Съдържа универсален механизъм за
класифициране на пациентите от хомогенни диагностични категории ; |
|
Осигурява дефиниране на променливи
за изходните резултати чрез състоянието или в процеса на лечение на пациентите
; |
|
Няма ограничение за броя на групите
(подгрупите ) в йерархичната класификация на ДСГ според ресурсоемкостта им,
вида (медицински или хирургически), с или без липсата на злокачественост,
значими усложнения и др.; |
|
Възможности за отчитане и
анализиране на разходите и бюджетирането чрез ДСГ ; |
|
Кодиране и привързване към ДСГ ; |
|
Мониторинг на качеството и
ефективността на болничния продукт; |
|
Анализи и сравнителни анализи за
стойностите и разходите по ДСГ в сравнение с национални и европейски стандарти
и др. |
6.Маркетинг
Болничните заведения в
пазарни условия имат нужда от инструментариум за проучване на търсенето на
болнични услуги, условията при които се проявява това търсене и необходимите
ресурси.От значение е също очакваните приходи в периодите на търсене и
съответните финансови резултати.
От системата могат да се
получат различни резултати, най-вече на база на статистическа натрупаната
информация и предвиждания за бъдещи периоди.За целта може да бъде използуван
пакет от интерактивни модели :
|
Темпорален модел – свързан със
сезонност на заболявания и оценки на вероятното търсене на болнични услуги ; |
|
Демографски и географски модел –
може да се използува самостоятелно, но и като уточняващ на темпоралния модел; |
|
Епидемиологичен модел – свързан с
определено или група заболявания, тяхната повторяемост, интензивност и
продължителност ; |
За всеки от горните модели,
освен броя случаи, разпределени по показателите за съответния модел, могат да се
получат следните резултати :
|
Необходим брой легла, медицински
персонал и др. ; |
|
Очаквани разходи – за лекарствени
средства и консумативи, за параклинични изследвания и процедури, консултации и
др. ; |
|
Очаквани финансови приходи и др. |
Естествено чрез анкетен метод
сред населението също биха могли да бъдат получени полезни резултати за
търсените услуги на база на които да се извършат горните разчети за ресурси и
очаквани финансови резултати.
7.Бюджетиране
В
системата терминът “бюджетиране” се третира извън смисъла на бюджетно
финансиране и субсидиране дейността на болницата.Тук става въпрос повече за
обосновани решения за разчитане на разходите за клиничната дейност при условие,
че организационно е решен въпросът за децентрализацията на болничните заведения.
В системата “бюджетиране” може да
се извършва по два модела :
|
Разпределителен – от горе на долу –
на база на относителен дял на извършени болнични услуги; |
|
Разчетен – от долу на горе – на база
на очакван обем болнични услуги за болничното отделение . |
И двата модела са интерактивни и могат
да се получават варианти на зададени средства за разпределение и обем услуги . В
резултат се получава пакет разчети за необходимите финансови и материални
ресурси по звена и видове ресурси . Може да се извършват и разчети за вариране
на числеността и заплащането на персонала. Приет (окончателен) вариант на
бюджета се следи непрекъснато и се следи неговото изпълнение.Бюджетите на
болницата и на отделенията могат да бъдат актуализирани.
8.Отчет и
анализ на клиничната дейност.
Основни
елементи на клиничното управление са отчета и анализа на дейността.Досега тези
два компонента са използувани непълно – или само оперативни данни в много
ограничен обем от показатели (ежедневни сведение, сводки и др.) за използваемост
на леглата и движение на пациентите или периодични статистически и отчетни форми
предназначени за външни организации (РЦЗ, РЗОК, Статистика и др.), които рядко
достигат до мениджърите на болницата и отделенията ; липсва всякакъв динамичен и
сравнителен анализ.
От
досегашното изложение се вижда, че всичко което се случва в болничното отделение
се регистрира и съхранява в системата.Ръководителите на болницата и отделенията
имат възможността в реално време да оценяват множеството различни аспекти на
клиничната дейност – по количество, качество, ефикасност, разходи,
ефективност.Специално разходите се отчитат и натрупват в момента на извършването
им (за ЛС и консумативи, изследвания, материали и др.) без да се чака някакво
месечно “калкулиране” (както е в някои програмни продукти) и периодичното
счетоводно отчитане.
Първата група информационни
източници са съществуващите отчети, спецификации, справки и статистики, които
съдържат официалните показатели за дейността на болницата и по отделения с тази
разлика, че в системата могат да бъдат получавани по всяко време, за всеки
зададен период, в желаната степен на агрегираност
(пациент-сектор-отделение-стационар и общо за болницата) и по видове разходи (за
ЛС и консумативи, изследвания, храна, енергия и др. ).
Втората група дава възможност
за анализ на допълнителни показатели или друго групиране на показателите за
анализ на лечебно диагностичните дейност (за отделен
лекар-сектор-отделение-стационар и общо за болницата).
Трета група-анализи на
заболеваемостта-от отделно заболяване (МКБ или група МКБ), клинични пътеки, по
демографски, географски и социални признаци.
Четвърта група-сравнителни
анализи на показателите и резултатите от първите три групи представени в
динамични редове (месеци, тримесечия и години) съответни периоди от зададени
години и т.н.
От особена
важност са предоставените анализи за сравняване с еталонни стойности на
показателите-зададени от НЗОК, средни за страната, за вида болнично заведение,
клинично отделение, средно за ЕС, средно за вида дейност и др.
Всички
тези анализи се осигуряват от съответни генератори на справки, отчети, списъци и
статистики, с богат избор на филтри , диалози и др.
9.Писани
технологии на управление.
Лавината
от информацията за мениджърите на болницата и болничните отделения от системата
може да бъде структурирана по начини, които да осигурят системен подход към
основните проблеми, които периодично се решават.Такова структуриране се извършва
с генераторът на менюта, така че последователното изпълнение на дейностите да
дадат технологията за подготовка и вземане на решение.Такава последователност от
дейности, процедури и операции, могат да се разглеждат като писани технологии на
управление и с времето ръководителите сами биха могли да създават свои собствени
технологии за управленски решения.Чрез такива писани технологии може да се
структурира и обучението по здравен мениджмънт на болничното заведение за
лекарите и другите кадри на болницата.
10.Логистика
свързана с планирането и осигуряването на медицинските услуги:
|
Регистриране на
заявките за планова хоспитализация ; |
|
Резервиране на
болнични легла за датата определена от заявката ; |
|
Информиране на
ръководителя на болничното отделение за предстояща хоспитализация и
особеностите свързани с нея – насочваща диагноза, проведени изследвания,
анамнеза, оценка на жизнени функции и др. ;
|
|
Необходимост от
медикаменти и консумативи, процедури, медицински екип и др.; |
11.Кръвен
център (ЦТХ) :
|
Поддържането на
данни за кръводарителите и кръводаряването от тях ; |
|
Поддържането на
наличности от кръв и кръвни продукти, изпълнение на заявки от отделенията ; |
|
Книга за
отпуснатата кръв и кръвни продукти; |
|
Отчет и анализ
за изразходваната кръв и кръвни продукти по звена, вид, пациент и лекар; |
|
Поддържане на
данни за кръвните характеристики на пациенти с предстояща хоспитализация
(родилки, по планова хоспитализация и др.) |
|
Извеждане на
списъци на потенциални кръводарители при спешни случаи ; |
|
Поддържане на
график на разположенията на персонал . |
12.Параклиника
:
|
Подадените от
отделенията на заявки за изследвания се отчитат по показатели в параклиничните
звена (лаборатории, рентген и др.) и се “получават” веднага в отделенията ; |
|
Извеждат се
автоматично всички видове книги (лабораторни, за рентгенови прегледи и др.) в
параклиничното звено ; |
|
Извеждат се
всички видове отчети и статистики за дейността на параклиничното звено ; |
|
В реално време
могат да се получават справки за извършените параклинични изследвания (в
избран ред) – по звена, по вид изследване, по пациенти (ИЗ) и лекуващ лекар,
назначил изследването, по количество, по стойност, отделно справки за разходи
на реактиви, рентгенови филми и др. |
|
Извършва се
автоматично разпределение на разходите на параклиничните звена към болничните
отделения, на база на стойност на извършените параклинични изследвания ; |
|
Допълнителни
възможности за регистриране и отчитане на резултати по направления на
изследвания по звената за доболнична помощ ; |
|
Изчисляване на стойността на заплащаните от НЗОК изследвания.
|
II.БЛОК
“АДМИНИСТРАТИВНО-ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ”
За
първи път управлението на дейностите по административно-финансовото управление
са толкова непосредствено свързани с цялостното управление на болницата и
особено с клиничното управление .Досега дейностите бяха обособени в съответния
административно-стопански блок на болницата, грижещ се най-вече за
своевременното отчитане на стопанските и финансови резултати и крайната
периодична отчетност на клиничните дейности. В системата е постигната пълна
функционална и информационна интегрираност, пълен синхрон в дейностите и
документите и постигане на резултати в реално време, т.е. във всеки един момент
за нуждите на управлението се получава финансовия еквивалент на всяка дейност в
болницата, състоянието и тенденциите на основните финансово-стопански резултати.
Обхванати са условно следните групи дейности.
1.Управление
на човешките ресурси.
|
На база на
единната организация и функционална структура на болницата се поддържа пълен
пакет личностни, трудови и квалификационни данни за всяко длъжностно лице, с
всички законови начини на трудовите взаимоотношения с болницата, по граждански
договори и др. ; |
|
Поддържане на
щатни разписания за длъжностите и лицата ; |
|
Извеждане на
богат набор от списъци и статистики за количествен и качествен анализ на
персонала (чрез специални генератори на сво0бодно форматируеми справки),
отпуски, молби, заповеди, изчисляване на отпуски, отразяване на отпуските в
месечните работни графици за персонала, графици на разположенията и др. ; |
|
Пълен пакет
документи за персонала (трудов договор, допълнителни споразумения,
освобождаване, уволнения и др.) до свободно форматируеми служебни бележки с
различно предназначение ; |
|
Регистриране,
изчисляване и отразяване на болнични листи в работни графици, през време на
отпуск ; анализ на заболеваемостта на персонала ; |
|
Паспортизиране
на работните места и начисляване на суми за “условия на труд” ; |
|
Справки по
състоянието на щатното разписание – незаети и частично заети бройки,
заместване и др. ; |
|
Съставяне на
месечни работни графици за дежурни лекари и екипи, за медицински сестри,
санитарки, шофьори, за параклинични и обслужващи звена, графици за екипи “на
разположение” ; отчитане на положения труд (часове) при повиквания ; |
|
Квалификация –
планиране, отчитане и анализ на квалификацията на медицинския персонал (по
вид, форма и място на квалификацията) ; |
|
Информиране на
лекарския състав за научните прояви и различните форми на обучение и
кредитната им оценка по отскоро въведената и у нас международна форма за
кредитна оценка, съответствуваща на изискванията на Съвета на европейските
медицински специалисти (EUMS)
; |
|
Поддържане и
анализ на кредитните оценки на медицинските специалисти, за преминалите форми
на т.нар. непрекъснато обучение; |
|
Изчисляване,
разпределение и начисляване на възнаграждение на персонала, участвувал в
реализацията на клиничните пътеки (по зададена схема на разпределение между
звената и длъжностите в тях) ; |
|
Изчисляване и
начисляване на възнагражденията на хирурзи и анестезиолози за участието им в
хирургични операции – автоматично на база на отчетените за всеки пациент
операции ; |
|
Изчисляване и
заплащане на труда, при стриктно спазване на динамичното трудово
законодателство ; автоматично осчетоводяване на ведомости за заплати ; |
|
Извеждане на
пакет от справки и отчети (суматори и рекапитулации), свързани с текущата
отчетност по труда, разплащанията към бюджета ; дискета за НОИ за внесените
осигурителни вноски и др. |
|
Допълнително в
системата могат да се извършват атестационни оценки на персонала, да се
планират, контролират и отчитат дейности по развитие на персонала –
квалификационно, длъжностно и др. |
2.Управление
на лекарствените средства и консумативи (ЛС).
За
разлика от програмните продукти наричани “Аптека”, където обикновено в пакетен
режим се отчита движението на лекарствените средства в болничната аптека,
системата осигурява изключително пълен и ефикасен набор от дейности, извършвани
в реално време, по планиране, отпускане, тотален контрол, отчитане и анализ на
доставките, разходите и запасите от лекарствени средства и консумативи;
|
Контрол на
договорираните и недоговорирани доставки на ЛС – следене изпълнението на
договорите, заявките за доставка, контрол на договорираните цени (до изтичане
на договорния срок за непроменяне на цените или до изчерпване на
договорираните количества) ; |
|
Доставки на ЛС
– съставяне на складови разписки с автоматично осчетоводяване, съставяне на
текуща средна цена и водене на наличностите по партиди (по вид опаковки и срок
на годност) ; |
|
Отпускане на ЛС
(на база на съставените лекарствени листи в отделенията) с автоматично
съставяне на искане за разхода по текуща средна цена и автоматично
осчетоводяване (с намаляване на наличностите и резервиране на ЛС) ; |
|
Съставяне на
разходен документ за изписване на ЛС за нуждите на “спешен шкаф” в
отделенията и изписване при нужда от него с лекарствен лист ; |
|
Автоматично
отчитане на ЛС на всички нива - от ниво пациент (ИЗ) – ниво отделение – ниво
стационар – общо за болницата ; |
|
Отчитане на
разхода на ЛС за всички отчети и статистики за количество и стойност, по
клинични пътеки и отделно заболяване (по МКБ), стойност за лекарстводен за
произволен период ; |
|
Анализ на
разхода на ЛС за произволен период ; сравнителен анализ за разхода – по
отделения, периоди (месеци, тримесечия, години), по КП и МКБ, средно за
страната и ЕС и др. ; |
|
Анализ на
разхода за скъпоструващи ЛС, животоспасяващи ЛС и др. ; |
|
Инвентаризационни описи, складови ведомости, месечно приключване на болнична
аптека ; |
|
Доставка,
отпускане, отчитане, анализ и контрол на ЛС – хуманитрни помощи, дарения и др.
; |
|
Отпускане н ЛС
на звена за доболнична помощ от ЛС – дарения и хуманитарна помощ ; |
|
Контрол на
срока на годност на ЛС и др. ; |
|
Въвеждане и
контрол на доставките като натурален рабат към договорите . |
3Логистика на
доставките.
|
Организиране и
провеждане на процедури по обществени поръчки за доставка на ЛС и консумативи,
хранителни продукти, горива, реактиви, дезинфектанти и почистващи средства,
поддържане на медицинска и компютърна апаратура, ремонт на сграден фонд ; |
|
Подготовка и
поддържане на договори за доставка на горните активи и услуги ; |
|
Автоматично
съставяне на заявки за нарушен запас или недостиг на ЛС и други материали
(хранителни продукти) ; |
|
Контрол на
заявките в договорения срок и съставяне на заявки за други доставчици ; |
|
Анализ на
доставките по отношение на срокове, количества ; |
|
Контрол на
падежи на плащания на доставките и др. ; |
|
Автоматично
извеждане на задълженията по всички доставки. |
4.Управление
на Стоково-материалните ценности (СМЦ).
Обхващат се всички складове – за постелочни материали, резервни авточасти,
горива, хранителни продукти ;
|
Подобно на
управлението на ЛС автоматизирани са “на място” и в реално време абсолютно
всички дейности по движението, отчета, контрола и анализа , инвентаризирането
и месечното приключване на складовете ; |
|
Съставените в
складовете документи автоматично се осчетоводяват за съответното звено
. |
5.Управление
на храненето.
Максимално са автоматизирани дейностите по организирането, отчета, контрола и
анализа на храненето по два начина – чрез собствена кухня и чрез “външна “
организация за доставка на готова храна.
В
първия случай – от заявките (“требвателни листи”), подавани от компютрите в
отделенията се извършва :
|
Обобщаването на
диети, по видове хранения, по хранителни продукти ; |
|
Съставяне на
дневно меню – по диети, видове хранения, с контрол по хранителни стойност за
всяка диета ; |
|
Калкулация на
ястие и диета ; |
|
Разчети за :
необходими за всяко ястие хранителни продукти (на база на поддържан
рецептурник); необходими хранителни продукти за дневното меню (за периода)
меню; необходими за доставка (недостигащи) хранителни продукти ; |
|
Разчет за
разпределение на ястията по отделения – по видове хранения (закуска, обяд,
вечеря), по ястие ; |
|
Автоматично
съставяне на искане за изписване на хранителни продукти от склада с
автоматично осчетоводяване . |
При
хранене “отвън” – обобщаване на заявките – от отделения и общо за болницата и
въвеждане на калкулирана стойност на доставената храна (по диети) ;
|
Отчитане и
анализ на разходите за храна – от ниво пациент (ИЗ) – до всяко друго ниво,
изчисляване на храноден . |
6.Фактуриране
на услуги.
Съставяне на фактури за всички видове услуги, извършвани от болницата-медицински
и немедицински услуги .
|
Фактуриране на
платени медицински услуги на база на поддържан болничен ценоразпис на услугите
(по звена и видове услуги) ; |
|
Фактуриране на
дейности заплатени от НЗОК – по клинични пътеки, параклинични изследвания и
др. ; |
|
Фактуриране на
потребителска такса – на база на престоя на пациента в болницата се съставя
автоматично фактура за болничен престой ; възможно е и авансово заплащане на
престоя още при постъпване в отделението и автоматично “прихващане” на
авансово заплатената сума във фактурата за престой ; при надвишаване на
авансовата сума – автоматично се извършва кредитно известие и се връща
съответната сума ; |
|
Фактуриране на
други услуги – наеми, енергия, превоз и др.; |
|
Осчетоводяването на фактурите се извършва автоматично ; |
|
Отчитане и
анализ на извършените услуги – по звена, видове услуги, клиенти и др. |
|
Изчисляване и
начисляване на възнаграждения за извършени платени медицински услуги. |
7.Управление
на паричния поток.
В
условията на недостиг на финансови средства особено полезно е управлението в
реално време на паричните средства – постъпления, разходи, предстоящи плащания,
очаквани постъпления.
|
Каса – пълно
автоматизиране на касовите дейности :
|
Плащания по
фактури за услуги, на доставчици, трудови възнаграждения – съставяне на
разходни касови документи (ордери) ; |
|
“Вземания” –
от пациенти и клиенти на услуги – съставяне на приходни касови ордери ; |
|
Валутна каса
; |
|
Касови книги
; |
|
Авансови
отчети на подотчетни лица ; |
|
Осчетоводяване на касовите документи; |
|
|
Банка :
|
Автоматизиране на всички дейности по съставяне и осчетоводяване на банкови
документи ; |
|
Валутна банка
с пълен набор от дейности по боравене с валути, валутни курсове, валутни
разлики и др.; |
|
|
Планиране и
отчитане на паричния поток :
|
Планиране на
вземанията – по клиенти и по фактури (в лева и във валута) ; по падежи на
фактурите ; |
|
Планиране на
плащанията – касово, банково, по доставчици, по фактури, по падежи на
плащанията ; |
|
Плащания за
авансово приведени суми – от болницата или от клиенти ;“прихващане” на
фактури ; “прихващания” на фактури от “трета страна” ; |
|
Автоматично
извеждане на годишен отчет за паричния поток; |
|
Наличност в
реално време на паричните средства – в касата, в банките – по банкови
сметки, по направления на разхода (заплати, горива, ел.енергия и др.); |
|
8.Управление на дълготрайните активи (ДА).
|
Обхваща
абсолютно всички дейности по “картотекирането ” на неограничен брой ДА, и
движението на ДА ; |
|
Автоматично
изчисляване и осчетоводяване на амортизации ; |
|
Годишна
преоценка на ДА по – групи, инвентарни номера ; |
|
Извеждане на
инвентарни книги, по звена, балансови сметки и материално отговорни лица; |
|
Извеждане на
инвентаризационни описи по звена и материално отговорни лица ; |
|
Справки за
състоянието на ДА ; |
|
Справки за
историята на придобиване, преостойностяване и движението на ДА. |
|
Годишни
амортизационни планове-детайлизиран и обобщен.
|
9.Управление
на транспортната дейност.
Системата дава
възможност за цялостно обхващане на управлението на тази дейност.Автоматизират
се :
|
Съставянето на
графици за работата на шофьорите и се изчисляват допълнителните трудови
възнаграждения ; |
|
Отчитат се
ежедневно пътните листи ; |
|
Отчитат се по
коли всички разходи за горива и смазочни материали ; |
|
Отчита се
изхабяването на гумите, ремонтите и разходите за резервни части-също по коли ; |
|
Анализира се
разхода на ГСМ, на база на държавните стандарти (нормативи) – по коли, вид
пробег, сезон ; |
|
Анализира се
работата на всеки шофьор, всяка кола – за произволен период ; |
|
Извършва се
разпределение на разходите на транспортното звено по основни звена ; |
|
Отчитат се редовно сумите за ГСМ и изразходваното гориво . |
10.Управление
на Финансово-счетоводната
дейност (ФСД).
Единството
на системата позволява да се организира, по уникален начин, управлението на тази
дейност.Независимо от изключително големия брой програмни продукти по
автоматизиране на ФСД, само чрез
"е-БОЛНИЦА-XXI"
се постига управленски характер на ФСД, като :
|
Предлага
специализирани средства за работа в болничните заведения , като набор от
документи и схеми за разпределение на разходите ; |
|
Единствената
система, която е изцяло документална – автоматизира се създаването на всички
първични документи в мястото на възникване или на потреблението им ; всички
документи се съхраняват в автентичен вид, а не само счетоводни записвания по
тях ; |
|
Всички първични
счетоводни документи се използуват в болницата в момента на съставянето им за
нуждите на управлението на болницата в реално време, независимо от
организацията и структурирането на финансово-счетоводната отчетност ;
управленските кадри разполагат с информацията от счетоводните във форма и
съдържание , различна от традиционната счетоводна отчетност, без да им е
необходимо да имат специални счетоводни познания ; така “двоинственият“
характер на първичната счетоводната отчетност позволява на медицинските
специалисти да анализират разходите на ресурсите за всяка клинична дейност, за
всеки отделен пациент ; |
|
Организира
работата по ФСО-отчетност в реално време позволявайки по този начин
получаването на финансови анализи , непосредствено за нуждите на управлението
; |
|
Рационализира и
оптимизира набора от документи и документооборота, като елиминира всякакво
дублиране на документи и информация, като мемориални ордери, сборни ведомости,
журнали, месечни отчети по складове, аптеки, лаборатории и др. ; |
|
Автоматизира в
голяма степен осчетоводяването (контирането на първичните документи) още в
момента на създаване на документа (често извън ФСО-отдела) ; |
|
Рязко намалява
рутинните дейност на специалистите от ФСО-отдела, като ги освобождава
операторската дейност, към която ги превръщат финансово-счетоводните продукти
; |
|
Осигурява
всички законови и нормативни изисквания и резултати за водене на
финансово-счетоводна отчетност по Закона за счетоводството, Националните и
международни счетоводни стандарти, Албум на документите на МФ и др. Системата
се доставя с варианти на индивидуален сметкоплан и заредени национални
номенклатури и шифри, но без никакви ограничения за формиране на собствен
сметкоплан, с аналитичност, съобразена и с показателите на т.нар.”разделно
отчитане на разходите” ; |
|
Основна
насоченост на дейността на ФС-отдела е да осъществява навременен и ефикасен
контрол и най-вече да анализира и прогнозира финансовите резултати и ресурси ;
дейността е насочена освен да осигури собствена отчетност, да участва активно
в управленския процес на болницата. Реализирано е едно виждане за функциите и
ролята на ФС-отдели в мениджмънта на болницата. В процеса на изграждането на
системата се създава съвременна счетоводна практика ма изцяло компютъризирано
счетоводство, без никакви остатъци от журнално-ордерни и мемориално-ордерни
форми. |
11.Стопански
отчети, статистики и анализи.
Освен
регламентираната финансово-счетоводна отчетност чрез системата могат да се
анализират :
|
Всички разходи,
по елементи на разходите – на всички нива – от ниво болница – ниво блок
(клиничен, стационар)-отделение (клинично отделение, отделение без
легла)-друго звено (параклинично, обслужващо, спомагателно и др.)-до ниво
физически пациент (ниво ИЗ). Естествено се получават всички средни величини на
разходите – освен по горните нива, още на ниво МКБ, КП и др. |
|
Отклоненията от
средните за страната или ЕС стойности на основните показатели (сравнителни
анализи), стойности зададени нормативно (от МЗ, НЗОК и др.) ; |
|
Измененията на
показателите в последните или за дадени минали периоди (темпорален анализ)-
месеци, тримесечия, шестмесечия, години, съответни периоди от зададени години
(настояща с предходна друга “базова” година) и др. |
|
Тенденциите за
стойности на показателите за бъдещи периоди . |
Всички анализи са
на база на официалната отчетност, но извеждани или формирани по зададени отчетни
и статистически формуляри извън стандартната счетоводна отчетност. Естествено
ФС-анализ на счетоводните резултати според националните счетоводни стандарти
може да се извършва за приключен счетоводен период.
12.Деловодна
система
Системата
съдържа пълна деловодна система, според изискванията на Единната деловодна
система за документите (ЕДСД), свързана с “външната” кореспонденция.Разширена е
с допълнителни възможности свързани с:
|
Жалби на
гражданите – регистриране, контрол и анализ ; |
|
Вътрешни
решения – от оперативни съвещания, медицински съвети, - контрол, отчитане и
анализ; |
|
Изпълнение
стратегически програми и планове (стратегически план, бизнес програми и др.) ; |
|
Тотален контрол
по всички документи, задачи в реално време ; |
|
Архивиране на
документите – ред и организация на архива ; |
|
Работа с
архивирани документи – решим и ред за ползване на архивираните документи ; |
|
Организация и работа с медицински архив . |
III.БЛОК
“УПРАВЛЕНИЕ НА КАЧЕСТВОТО”
Един
сравнително нов елемент от управленската дейност в болниците, на всички нива, е
управлението на качеството на дейността.
"е-БОЛНИЦА-XXI",
като система за цялостно управление на болнично заведение е предпоставка и за
повишаване и на качеството на болничния продукт.В системата
“Управлението на
качеството” се третира в общ смисъл, като “Тотално управление на качеството”.
Естествено при възможност за сертифициране на болничното заведение по някои от
международните сертификати (например
ISO)
, в системата могат да се включат конкретни документи, критерии и показатели,
организация и технология за избрана система за контрол на качеството :
Сега системата осигурява :
|
Пълен
количествен еквивалент на качествените характеристики на съставките на
болничния продукт в реално време, а не епизодично, както в повечето специални
системи за управление на качеството по международните стандарти ; |
|
Качество на
величините на самата оценка за измерване на качеството – чрез непосредствено
измерване и отчитане от първичните документи, а не от допълнително попълване
на документи в системата за качество ; |
|
Обективност на
оценките по качеството – от преобладаващия количествен характер на тези оценки
; |
|
Възможности за
непрекъснатост, а не сесиен мониторинг по цялата верига на качеството ; |
|
Възможност за
организиране на технология за преглед на критериите за качество ; |
|
Отчитане на
показателите по качество, зададени от МЗ, НЗОК, в т.ч. по най-новите критерии
за оценка на качеството на дейностите по клиничните пътеки ; |
|
Поддържане на
система за непрекъснато повишаване на квалификацията на мениджърите и
управленските кадри ; |
|
Качество на
взаимоотношенията с външната среда ; |
|
Пълна
информация и непрекъснатост на процеса за вътрешна оценка (самооценка) на
болничното заведение ; |
|
Пълна и
обективна информация при извършване на акредитационни (външни оценки) ; в това
отношение системата съществено надвишава критериите и показателите за наличие
на информационна система в Административно-стопанския блок на болницата ; |
|
Сравнителен
анализ с еталонни показатели по качество за страната и ЕС . |
Блокът
“Управление на качеството” не е самостоятелно обособен елемент от системата –
възможностите описани в този блок са възможности на системата като цяло, във
всяка една нейна част.
IV.БЛОК
“КОМУНИКАЦИИ”
Комуникацията на болницата с външната среда в системата е осигурена по
съдържание, формат, технически носител, периодичност, а при необходимост – и по
канали за връзка със съответните изисквания за обмен, достоверност, защита и
т.н.
"е-БОЛНИЦА-XXI" предоставя необходимата информация за :
|
Министерството
на Здравеопазването чрез РЦЗ и НЦЗИ на всички отчети и статистики по
съответните форми с приетите Международни и Национални кодове и шифри (МКБ),
КП, шифри на медицинските звена, възрастови, социални и други групи,
номенклатури на различните показатели и др. Системата може да въведе
статистическа и нормативна информация, получена от МЗ, която да се използува
за анализ на резултатите и качеството на дейността и услугите в болницата ; |
|
Национална
здравноосигурителна каса (НЗОК) (чрез РЗОК) – в системата се поддържат
договора с НЗОК и изискванията по КП ; извеждат се всички регламентирани
спецификации, отчети и статистики за дейностите в болницата, финансирани от
НЗОК ; |
|
Министерството
на финансите – на технически носител – начисления ДДС (за регистрираните
болници) ; |
|
Националния
статистически институт – баланс и всички регламентирани отчети, свързани със
стопанската дейност на болницата ; |
|
Националния
осигурителен институт – на технически носител – начислените осигурителни
вноски ; |
|
Общините (за
общинските болници) – по зададен формат за съответната болница – периодични
отчети и анализи за разхода на финансови средства, анализи за здравното
състояние на населението и заболеваемостта и др. |
В системата е
осигурена и сега липсващата много важна връзка на болницата със звената за
доболнична помощ, следболнично лечение и рехабилитация. Осигурена е постоянна
връзка (чрез включване в локалната мрежа на болницата) на ОПЛ, ДКЦ, МЦ и др. до
здравното досие (предходни хоспитализации) и чрез текущото лечение на
изпратените пациент или за следболнично лечение .От друга страна, съществува
възможност ОПЛ да “допълва” болничното здравно досие за пациентите си с
допълнителни данни, неизвестни при приема и хоспитализацията :
|
На наследствени
рискове ; |
|
Семейна и
околна среда ; |
|
Работна среда ; |
Така се затваря
целия цикъл, както на лечение, така и на обмен на информация за болницата с
външната среда
"е-БОЛНИЦА-XXI"
– комуникации
1.РЦЗ :
|
Всички оперативни и периодични
отчети и статистики : |
|
Оперативни документи-болнични листи за временна нетрудоспособност
|
2.РЗОК :
|
Всички оперативни отчети и
статистики ; |
|
Фактури и спецификации, направления
за хоспитализация и др. |
3.ОБЩИНА :
|
Бюджет и анализ на бюджета, парични
и др.отчети ; |
|
Отчет и анализ на заболеваемостта в
Общината ; |
|
Икономически анализи за основните
показатели на болницата ; |
|
Качество на медицинското обслужване. |
4.GP
:
|
Здравно досие , отчети, статистики, анализи за
заболеваемостта на пациентите на GP, консултации,
информация за пациента . |
5.ДКЦ :
|
Здравно досие, допълнителна
информация за пациента. |
6.ЦСМП :
|
Здравно досие, данни и информация за
пациента, регистриране на пациентите (данни за СМП и впоследствие
хоспитализация). |
7.Други здравни заведения :
|
Консултации ; |
|
Епикризи.
|
Oбратно
|